Postęp to istotna część strategii biznesowej każdej organizacji. Szybkie rozszerzanie oferty oraz zyskiwanie nowych partnerów biznesowych mogą skłonić właścicieli firm do przeprowadzenia biura w nowe miejsce. Przeniesienie adresu firmy na prestiżowe miejsce pomaga poprawić wizerunek oraz ułatwia realizację codziennych działań przez zespół.
Odpowiedzialna osoba musi dokładnie zaplanować proces przeprowadzki, aby nie wpłynęła negatywnie na codzienną pracę organizacji. Aby to osiągnąć, niezbędne jest dobrze przemyślane zaplanowanie, odpowiednie przygotowanie oraz wykorzystanie specjalistycznego sprzętu. Specjaliści uważają, że usługi przeprowadzek są najlepszym rozwiązaniem w takim przypadku. Pracownicy firmy przeprowadzki.pl (https://przeprowadzki.pl/firmowe.html) twierdzą, że w przypadku konieczności przewiezienia wielu mebli, elementów wyposażenia, wartościowego sprzętu elektronicznego oraz ważnych dokumentów firmowych, pomoc specjalistów jest niezbędna.
Korzystanie z zewnętrznej firmy przeprowadzkowej umożliwia bezpieczny transport wszystkich przedmiotów w sposób sprawnie zorganizowany.
Spis treści
Planujesz przenieść siedzibę biura? O tym nie możesz zapomnieć
W trakcie planowania relokacji biura, warto zadać sobie kilka kluczowych pytań. Czy wszystkie meble, sprzęty i urządzenia są potrzebne w nowej lokalizacji? Czy zmieszczą się one w nowym pomieszczeniu? Reorganizacja jest idealnym pretekstem do usunięcia zbędnych przedmiotów, które zalegają w przestrzeni, nie są już potrzebne i nie są używane przez pracowników. To samo dotyczy przestarzałych dokumentów, które powinny zostać zniszczone, aby uniknąć ujawnienia poufnych danych.
Kiedy najlepiej zorganizować przeprowadzkę? Stopniowe przenoszenie rzeczy oraz zaplanowane zamknięcie ważnych projektów przedsiębiorstwa to najlepsze rozwiązania. Pracownicy powinni wcześniej wiedzieć o przyszłych planach przeprowadzki, a dzień przewozu powinien zostać całkowicie poświęcony na ten cel.
Jak bezpiecznie zapakować i opisać paczki, aby dotarły do celu w nienaruszonym stanie? Kiedy zarezerwować transport dla ciężkiego sprzętu, mebli i dużych paczek? Czy jeden samochód ciężarowy wystarczy, czy będą potrzebne więcej kursów? Firma przeprowadzkowa powinna posiadać własną flotę pojazdów, która może pomóc w czasie przeprowadzki. Kiedy chodzi o ciężki sprzęt, meble lub duże paczki, warto zarezerwować transport z wyprzedzeniem, aby móc kontrolować koszty transportu oraz harmonogram dostaw. W tym przypadku koniecznością może okazać się wykorzystanie więcej niż jednego samochodu ciężarowego lub organizacja kilku kursów, w zależności od ilości i wielkości przewożonych przedmiotów. Warto również skorzystać z usług przedsiębiorstw, które posiadają własną flotę pojazdów i są w stanie pomóc w organizacji transportu oraz zabezpieczeniu paczek przed uszkodzeniami.
Ochrona wrażliwych i wartościowych przedmiotów
Urządzenia elektroniczne, takie jak komputery, monitory, drukarki, laptopy, rzutniki, maszyny ksero oraz inne, podczas procesu przeprowadzki mogą ulec uszkodzeniu, wskutek czego tak istotne jest odpowiednie ich zabezpieczenie. Aby temu zapobiec, warto sięgnąć po folię bąbelkową oraz kartony z polistyrenu podczas pakowania. Wszystkie pudełka powinny być oznakowane, wskazując, że są kruszliwe.
Takie podejście dotyczy również sprzętu, jak i szczególnie delikatnych mebli, np. szklanych stołów i luster. W przypadku tych elementów warto użyć folii bąbelkowej oraz specjalnego materiału o nazwie stretch. Jeżeli to możliwe, większe meble, np. szafy czy biurka, lepiej jest rozmontować przed przewożeniem, co znacznie ułatwi cały proces.
Natomiast wszelkie dokumenty, przedmioty biurowe oraz inne elementy stanowiące wyposażenie biura pakujemy w większych pudełkach i opisujemy szczegółowo. Nadzwyczaj ważne jest zadbanie o poufne informacje, które lepiej jest spakować oddzielnie oraz powierzyć odpowiedzialnej i rzetelnej osobie. W sklepach dostępne są specjalistyczne plombowane opakowania, idealne do transportu najważniejszych teczek i segregatorów.
Nowa przestrzeń biurowa – jak ją zagospodarować?
Na etapie organizacji przeprowadzki warto również zastanowić się nad efektywną aranżacją przestrzeni w nowym biurze. To umożliwi uwzględnienie przyszłych potrzeb już w fazie pakowania. Dzięki temu, opisując zawartość kartonów, łatwiej będzie je przyporządkować odpowiednim pomieszczeniom i podać informację o tym, gdzie powinny się znaleźć. Proste takie zadania znacznie przyspieszą proces rozpakowywania, skracając czas powrotu pracowników do codziennych obowiązków.
Planowanie nowej przestrzeni biurowej może odbywać się tradycyjnie, przy użyciu papieru i długopisu, lub za pomocą specjalnych programów komputerowych. Dzięki nim łatwo rozłożyć poszczególne stanowiska dla pracowników, ulokować meble oraz przestrzenie prywatne, takie jak sala konferencyjna, gabinet dyrektora lub pomieszczenie do rozmów telefonicznych.
Pamiętajmy, że efektywny plan oraz systematyczne działanie są kluczowe do sprawnej przeprowadzki, która pozwoli rozpocząć nowy rozdział w firmowej działalności.
Artykuł sponsorowany.
